Coraz więcej organizacji i grup nieformalnych przesyła nam sprawozdania z realizacji projektów w ramach Programu Mikrodotacje, Lokalne Przedsięwzięcia FIO w Województwie Zachodniopomorskim. To dobry czas, by przypomnieć podstawowe zasady i dobre praktyki związane ze sprawozdawczością.

Zgodnie z Regulaminem Mikrodotacji sprawozdanie z realizacji projektu należy złożyć w terminie 10 dni roboczych po zakończeniu terminu realizacji.

Do sprawozdania należy dołączyć:

1. kopie faktur/rachunków opisanych zgodnie z wymogami programu (wzór opisu do pobrania w załączniku),
2. potwierdzenie płatności faktur/rachunków (wyciąg bankowy i/lub przelew i/lub KW),
3. dokumentację fotograficzną potwierdzającą prawidłowe oznakowanie i promocję projektu – wydruk, screeny, zdjęcia w wersji elektronicznej (np. na płycie),
4. kopię porozumień wolontariackich i kart czasu pracy wolontariuszy (jeśli dotyczy),
5. oświadczenie potwierdzające spełnienie kryteriów strategicznych (Załącznik nr 10 do Regulaminu).

Składając sprawozdanie warto pamiętać o:

1. zalecamy przesłanie sprawozdania wraz z podanymi wyżej załącznikami w wersji elektronicznej do weryfikacji przez animatora Programu i złożenie oryginałów dopiero po uzyskaniu akceptacji,
2. kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem,
3. na każdej stronie sprawozdania muszą znaleźć się parafki upoważnionych osób,
4. opis dokumentu księgowego musi być podpisany przez członków grupy nieformalnej/osoby reprezentujące podmiot,
5. dołączeniu innych dokumentów/screenów, które mogą pomóc w ocenie sprawozdania, np. jeśli zakładano zwiększenie liczby odbiorców strony internetowej, należy dołączyć wydruki potwierdzające taki wzrost.

Na każdym etapie realizacji projektu i opracowywania sprawozdania można się z nami kontaktować i konsultować. Jesteśmy do dyspozycji!